デジタルマーケティングチームの大野です。
先月10日にオンラインZoomセミナーを開催いたしました。
5月に初回、内容の更新を行い6月に第二弾として、中小企業経営におけるテレワークの導入と利活用の事例紹介というテーマでセミナーをさせていただきました。これを踏まえ、今回は中小企業におけるテレワーク導入というテーマでブログを書きます。
※本ブログにおけるテレワークは基本的に在宅勤務を想定しています。企業によっては移動先で仕事をするモバイルワークやサテライトオフィス勤務を導入することもあり得ます。実態に合わせたテレワーク導入をご検討ください。
総務省 平成30年度 地域企業に学ぶテレワーク実践事例集 ～中小企業・小規模事業者によるテレワーク導入の取組～
において、テレワークのメリットは企業側と従業員側で以下の点があると記述されています。
企業側のメリット
- 事業継続性の確保（パンデミック、非常災害時）
- オフィスコストの削減（通勤等の移動コスト）
- 人材の確保（流出防止、場所にとらわれない人材の採用）
- 生産性の向上（計画的、集中的な作業実施）
従業員側のメリット
- 感染リスクの削減（非接触、省接触）
- ワークライフバランスの向上（移動時間の削減）
- 就業支援（何らかの事情で通勤が困難な方）
しかし実際は、テレワーク導入をしてすぐに上記のメリットを得られるわけではありません。試行錯誤していく中でこれらのメリットが得られるわけです。そのあたりの話は今回省きます。
これらのメリットを得るため、どのようなことに気を付けてテレワークを導入するか。
テレワーク導入のポイントは以下の4つだと考えます。
１．労務管理
２．情報通信システム・機器
３．執務環境
４．資料管理
原則持ち出し禁止、スキャンデータをクラウド管理 Gドライブ
やむを得ない場合は上長の確認と期限決めて持ち出し
まずは労務管理に関して。
これは主に「従業員の就業時間をどのように管理するか」ということがポイントになります。
在宅勤務の場合、従業員が働いている様子を直接見るわけではないので、従業員が何時から何時まで働くか、どのような状態を働いているとみなすか、ということを規則として定めておく必要があります。弊社の場合は、テレワーク用の就業規則を別途定めることとなりました。また、今後テレワーク導入を長期的に考えるのであれば、人事評価をどのように行うかについても考える必要が出てくるでしょう。
次に情報通信システム・機器に関して。
ここで最も大切なことは「情報セキュリティ」に配慮したシステムの導入が必要になるということです。弊社の場合は普段からノートPCを貸与しVPNの導入でその部分を担保しています。また、遠隔の会議システムとしては、セミナーのテーマでもあったZoomを活用すると良いでしょう。
有料の24時間までビデオ会議が出来るプランは、1アカウント2000円～で導入することができます。
機器に関しては、ノートPCやスマートフォンがあればビデオ会議はあまり問題なく導入が可能です。デスクトップPCの場合はカメラ、マイク、スピーカーまたはイヤホンが別途必要になります。ヘッドセットがあればマイク兼スピーカーとして使うことも可能です。
次に執務環境に関して。
主に従業員目線の話ですが、在宅勤務時の執務環境をどのように整えておくかをルール決めする必要があるでしょう。弊社の場合は、テレワークをする空間には私物は一切置かない、というルールで執務環境づくりを行っています。また、業務の進捗等の管理に関しては、毎日日程表を作成し、自己の行動を振り返るという形で対応しております。
最後に書類管理に関して。
弊社は業務の特性上、決算書等の重要なデータを紙でいただくことが多いです。自宅に持ち帰るのは情報漏洩のリスクが高まるため、原則持ち出し禁止とルールを決めています。事務所で書類をスキャンデータに変換することでテレワークに対応しています。やむを得ない事情がある場合にのみ、上長の確認と期限を決めて持ち出しをするとしています。
文章の都合上ここには書けていない部分も多くありますが、おおよそ上記の4点に留意することで円滑にテレワークを導入することができます。
詳細はまた別日のブログにて、または直接お問い合わせいただけますと幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました！
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