IT事業部の山田です。
最近は久しぶりに、RFP（提案依頼書）について学習し直したりしています。
基幹システムの更新や、新規事業などでのシステム選定をする際に、RFPを作成してベンダーに提案を依頼する、というのが一般的になってきました。
RFPをきちんと作ることで、システム構築の際のゴールをベンダーと発注元できちんとすり合わせることで、導入の際の費用や時間と行ったコストを抑える事が可能です。
「提案依頼書」という通り、本来は「提案を依頼する（＝その後のシステム開発や導入を発注を前提としている）」ことが目的です。
「システム入れ替えるぞ！」「RFP作るぞ！」
でも、そもそもどのベンダーにRFPを出せばいいんだろうか？
そこで出てくるのが「RFI（Request For Information・情報提供依頼書）」です。
システム選定をする前に、ベンダーに「御社の開発実績とか、開発言語とか、どういったシステムを作っているかを教えてください」と情報提供してもらうための依頼書をRFIといいます。システムの導入だけでなく、その後の保守・運用を依頼する場合はここから長いお付き合いが始まる最初の一歩として提示すべき書類になります。
検討しているシステムについて詳細に書く必要はありませんが、絶亭に外せない条件などがあれば、RFIに盛り込んでおくことで、その後の手続きを進める際の不安感を取り除くこともできます。
RFIの内容としては、情報提供依頼するに至った背景や、依頼元の企業情報、システム選定の大まかな基準や現状のシステムの概要を記載した上で、ベンダーに情報提供を依頼する項目や、情報提供の条件などを記載します。
RFPと違い、細部まで記載する必要はありませんが、こちらの情報の中に秘密情報を含む場合は先に秘密保持契約を結んでおくと良いでしょう。
また、要件定義は曖昧でも、どういった情報を提供してほしいかという部分は具体的に記載する必要があるでしょう。
提案を依頼（＝発注が前提）のRFPと違い、広く情報提供を求めるものになります。
発注元のニーズからかけ離れたシステムを予め除外する事ができる他、関連する業界のITトレンドや新機能を把握できるといった効果が期待できます。
想定していたシステムよりも、課題解決や効率化への近道となる新技術が見つかることもあるかもしれません。
RFPを作成する前に、RFIを作成・活用することを検討してみてください。